Dispus Kutim Merapikan dan Menyelamatkan Dokumen dalam Sistem Elektronik, Wajib Dilakukan
KUTAI TIMUR – Dalam pengelolaan arsip perusahaan ataupun Negeri, dokumen berantakan dapat membawa masalah yang begitu banyak masalah di kemudian hari. Oleh karena itu, merapikan setiap dokumen sangatlah penting, agar seluruh informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan dapat segera ditemukan dengan mudah dan juga cepat.
Harus di sadari tentang pentingnya penataan dan juga pengelolaan arsip yang tepat. Padahal hal tersebut dapat menimbulkan berbagai risiko. Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip (Dispupsi) Kutai Timur (Kutim), Ayub berharap dokumen sejarah bisa terdokumentasi dengan baik.
Dijelaskan bahwa cara terbaik adalah mengamankan arsip dan dokumen yang ada menjadi berkas elektronik atau digital, rencana dimaksud menurutnya menjadi program kerjanya yang dilaksanakan secara bertahap. “Program kami sudah ada, tinggal implementasinya. Karena program ini hanya dapat diwujudkan dengan dukungan anggaran dan sumber daya manusia yang mumpuni,” ujarnya.
Partisipasi organisasi perangkat daerah (OPD) sangat di butuhkan untuk mendukung rencana program dimaksud, tentunya dibutuhkan . Dengan menugaskan sumber daya manusia (SDM) sebagai arsiparis untuk mengamankan dan menata arsip negara.
Kami sudah berkoordinasi dengan diskusi Provinsi Kaltim, mudah-mudahan Bimtek ini terealisasi tahun depan,” ucapnya. Jika Bimtek ini direalisasikan, maka yang akan diikutkan termasuk pegawai hingga tingkat desa yang memang menangani arsip. Terlatih dan jumlahnya cukup, diimplementasikan dari tingkat kabupaten, hingga ke tingkat kecamatan dan desa.“Untuk melatih pegawai (arsiparis) akan dilakukan Bimtek.
Pengadaan arsip secara digital atau elektronik sengaja dilakukan untuk menghindari masalah di gudang yang menyimpan arsip dalam bentuk fisik dan rawan rusak. Dengan arsip digital, maka dokumen lebih aman dan dapat dibuka dalam waktu singkat. Untuk program ini pihaknya mengaku membutuhkan anggaran tambahan yang mencukupi.
Dijelaskan juga bahwa“Meskipun Kutim masih berumur 23 tahun, namun banyak arsip yang hingga kini sulit ditemukan. Kalau saja sejak awal tersimpan dengan baik maka tidak akan menjadi kendala seperti sekarang,” Jelasnya (*)
